Diversity management, comunicazione formale e informale nelle organizzazioni



Di solito è ben chiara l’importanza della comunicazione delle imprese verso l’esterno, molto meno la sua rilevanza quando si tratta di comunicazione interna.
In realtà, la presenza di una forza lavoro sempre più diversificata (dovuta per esempio all’aumento dell’età pensionabile, alle differenze di genere, orientamento sessuale, etnia, ecc.) porta necessariamente a migliorare i livelli di comunicazione, per ridurre al minimo i rischi di incomprensione, conflitti, senso di frustrazione e abbandono da parte di alcuni lavoratori o di comportamenti prevaricatori e discriminatori da parte di altri.

Ascolta anche il podcast: Comunicazione aziendale interna e valorizzazione delle diversità

Comunicazione formale e informale

I processi di comunicazione interni alle imprese possono essere formali e informali. Entrambi sono utili a responsabili e dirigenti per valutare l’ambiente, rafforzarlo e/o cambiarlo.

La comunicazione informale rappresenta un sistema di feedback più rapido, che raccoglie le opinioni a tutti i livelli ed è ad alta frequenza in quanto riguarda la vita di tutti i giorni di un’organizzazione. Coinvolge tutti i canali non ufficiali: dalle discussioni in mensa al gossip, passando per le espressioni facciali e il linguaggio del corpo sono tutti mezzi di comunicazione informale.

La comunicazione formale, al contrario, è uno strumento di notifica ufficiale, che segue standard e routine prestabiliti, richiede più tempo e ha dei costi.
Viene avviata e monitorata tramite specifiche politiche dell’organizzazione. Può includere formazione, sistemi intranet, newsletter e riunioni.

Leadership

Rispetto a tutte le diversità sul posto di lavoro, ogni manager ha un ruolo centrale nella comunicazione. Per questo dovrebbe essere in grado di:

  • sviluppare uno stile di comunicazione appropriato per ogni singolo collaboratore;
  • tenere conto delle barriere che possono ostacolare la comunicazione;
  • capire come affrontare gli aspetti emotivi sul lavoro, sia pensando in anticipo a cosa sta per dire, sia codificando correttamente qualsiasi messaggio, in modo che chi lo riceve e decodifica sia in grado di capirlo in modo chiaro.

I problemi

Tendenzialmente si ritiene che il problema principale sia la scarsità o l’assenza di comunicazione. A ben vedere, però, questo di solito rappresenta una parte molto piccola del problema.
Il vero nodo è, infatti, legato a una errata interpretazione dei messaggi veicolati, alla loro imprecisione o incompletezza.
Se le persone devono dare il meglio di se, hanno bisogno di informazioni costruttive e accurate.
La scarsa comunicazione e, quindi, il suo fallimento genera disaccordo e sfocia facilmente in conflitti veri e propri.

Sebbene la comunicazione informale possa essere più veloce e talvolta più “veritiera”, quella formale è il modo più affidabile per assicurare l’invio e la ricezione efficace dei messaggi.
Purtroppo, la comunicazione formale e quella informale possono spesso seguire percorsi diversi, veicolando messaggi contraddittori se non addirittura contrastanti.
Quando questo accade, l’impresa rischia di deviare dalla cultura organizzativa cui formalmente fa riferimento.
Questo perchè la comunicazione formale rappresenta la cultura, i valori e le dichiarazioni d’intenti dell’organizzazione. Chi guida un’organizzazione ha tra le sue priorità quella di assicurare che la comunicazione informale non contraddica gli impegni di quella formale o danneggi la cultura aziendale

I rischi maggiori nella comunicazione informale sono la difficoltà di verificare la veridicità di una notizia, quindi l’affidabilità della fonte e la possibilità di controllarne la diffusione.
Una volta messo in circolo per esempio un pettegolezzo, non basteranno gli sforzi del management per fermarlo.
Le voci si diffondono anche a causa della mancanza di notizie “ufficiali” e possono arrecare danni gravi all’organizzazione o alla singola persona.
La distorsione di un messaggio, detto anche rumore, è nato insieme alla comunicazione, e i suoi effetti negativi crescono di pari passo con la sua diffusione, in quanto le news si presentano precise e accurate nei dettagli. Questi effetti di distorsione possono essere contrastati solo con una comunicazione formale, più accurata e tempestiva.

In conclusione

Il metodo di comunicazione più efficace è un mix di comunicazione formale e informale.
In merito al diversity management, il vertice aziendale dovrebbe garantire il sostegno alle diversità, tramite le dichiarazioni d’intenti, i codici di condotta e i canali ufficiali. Dovrebbe anche garantire che accanto a questa si sviluppi e si diffonda una corretta comunicazione informale, in forma di parole e azioni, che supporti
gli obiettivi di una forza lavoro diversificata.

Altre risorse su questo argomento sono reperibili sul database

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