Piccoli accorgimenti per scrivere e-mail professional



Da diversi anni ormai tutti, chi più chi meno, scriviamo e riceviamo e-mail per i motivi più svariati, come fissare un appuntamento, scrivere un recapito, mandare un proprio lavoro, scambiare informazioni su un progetto.
Anche se sembra un’attività scontata, spesso capita di chiedersi, soprattutto se non si conosce o si conosce poco il destinatario, se l’e-mail sia scritta bene e se raggiungerà l’obiettivo desiderato.

Vi propongo alcuni piccoli accorgimenti che, in generale, possono sempre risultare utili.

Premessa

Innanzitutto, una e-mail ha una struttura standard, che comprende l’oggetto, l’intestazione, il contenuto vero e proprio, i saluti finali e la firma.

Vediamo nel dettaglio alcuni suggerimenti per questi punti e qualche altra piccola indicazione.

Oggetto

L’oggetto di una e-mail deve sempre, tassativamente, far riferimento al contenuto, cioè deve contenerne una sintesi, in pochissime parole. La questione è importante per 2 motivi:

  • serve, a chi riceve l’e-mail, per capire imediatamente di cosa tratta e se è urgente;
  • facilita il recupero, nel caso in cui si debba rileggere l’e-mail a distanza di tempo.

Contenuto

La comunicazione scritta è molto diversa dal parlato e le sue regole vanno tenute sempre in considerazione quando si scrive una e-mail, la principale regola da seguire è quella di scrivere in modo breve e conciso. Cosa significa?
Diversi studi, così come l’esperienza pratica, dimostrano chiaramente che le persone tendono a leggere le prime 3 righe e poi o non arrivano alla fine o non prestano molta attenzione al resto del testo. Sarà sicuramente capitato a molti di aver mandato e-mail, alle quali sono arrivate risposte parziali o poco attinenti a ciò che ci si aspettava di ricevere.

Come prima cosa, non serve mettere un’introduzione eccessivamente lunga (sia che ci si stia presentando, sia che si stia introducendo l’argomento). Dopo l’intestazione, meglio andare subito al dunque con una piccola premessa, per esempio “come da accordi telefonici … “.

Nel testo, è poi molto utile evitare i tecnicismi, non serve in una e-mail dimostrare che si conosce l’argomento e, inoltre, questo conferisce all’e-mail un carattere “freddo”, mentre dovrebbe infondere un senso di professionalità e, allo stesso tempo, di informalità.

Chiusura

Nella parte finale non è necessario dilungarsi troppo sulle modalità con cui potete essere contattati. Per esempio nella firma, sottonome e cognome, basta una riga per indicare che attività si svolge o quale ruolo si ricopre.
Sotto questo, vanno indicati pochi recapiti: l’indirizzo, il numero di cellulare, l’e-mail.

Prima di inviare …

Prima di cliccare “Invia”, è necessario rileggere l’e-mail, perchè sicuramente bisogna apportare qualche modifica ed eliminare una o più parole di troppo.
Inoltre, non consiglio a nessuno di indicare la priorità: i destinatari sono persone intelligenti e, sicuramente, sapranno decidere da soli se la vostra e-mail ha un’alta priorità o meno.

Last but not least, non richiedete la conferma di lettura. Infatti, questa crea solitamente fastidio e le persone tendono a non rispondere a quest’invito.
Se l’e-mail necessita di una risposta, il destinatario invierà spontaneamente una conferma, o ringrazierà del vostro invio.

Voi come scrivete le e-mail? Avete mai riflettuto sui punti appena esposti? Cosa ne pensate?

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