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Quali strumenti usare per la condivisione dei documenti



La condivisione di foto, immagini e documenti di ogni genere è diventata una pratica comune a molti insegnanti, professionisti, manager e dipendenti, a dimostrazione del fatto che si tratta di una modalità di lavoro diffusa sia in ambito formativo che lavorativo.
Contemporaneamente si sono moltiplicati gli strumenti a disposizione per il file sharing, per cui risulta difficile scegliere quello che più si adatta alle proprie esigenze.
Di seguito focalizziamo l’attenzione su due tra gli strumenti più diffusi in quest’ambito: Google Drive e Dropbox.

Google Drive

Il primo importante vantaggio è che questa applicazione è gratuita, quindi è assolutamente sfruttabile anche con budget limitati.
Nella recensione proposta sul sito eLearning Industry
viene sottolineato come questo servizio di cloud storage permetta di caricare, condividere, modificare e archiviare file sia testuali che video.
I punti di forza, in ambito formativo, sono:

  • La creazione di gruppi collaborativi tramite googledocs che, integrati all’interno di Google Drive, consentono agli studenti di lasciare feedback in tempo reale, comunicare con gli altri componenti del gruppo e condividere le proprie idee e opinioni attraverso il documento o file.
  • l’accesso e la modifica dei progetti ovunque e in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo. E’ possibile ottimizzare i tempi, lavorando offline e caricando i file quando si dispone della connessione a Internet. Gli studenti sono agevolati nell’apprendimento,
    in quanto hanno accesso ai file condivisi anche da remoto.
  • La pubblicazione dei lavori dei corsisti fornisce loro un utile feedback e il supporto reciproco. A condizione che vengano preventivamente informati e che accettino, i corsisti possono, in questo modo, disporre del supporto degli altri corsisti, porre domande, revisionare e scrivere sui lavori degli altri, discutere i problemi e trovare soluzioni.
  • La creazione di corsi autogestiti per coloro che desiderano ulteriori informazioni su un particolare argomento, sono interessati a padroneggiare una competenza specifica, oppure per fornire supporto a chi ha delle lacune da colmare su un dato aspetto del programma .
  • La visualizzazione e la modifica del lavoro degli studenti in tempo reale , che consente di lasciare un feedback imediato e suggerire correzioni.

Dropbox

sul sito PCMag
è disponibile una recensione recente e completa di questo strumento.
Dropbox è uno strumento per la sincronizzazione e lo storage di file di facile utilizzo e affidabile. Propone una versione free e una a pagamento.

Oltre a consentire l’accesso ai propri file dovunque, può essere installato su qualsiasi computer o dispositivo mobile e supporta l’integrazione con decine di applicazioni e servizi.
Infatti, esistono applicazioni Dropbox per Windows, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Kindle Fire, BlackBerry, Windows Phone e tablet.
Tutte le applicazioni sono gratuite, ma lo spazio disponibile è piuttosto limitato nella versione free (due giga, ampliabile con l’aggiunta di ciascun amico o il download da videocamera).
L’integrazione con le app Microsoft Office consente la collaborazione in tempo reale,
in modo che più componenti di un gruppo di lavoro possano accedere e modificare lo stesso file contemporaneamente, visualizzando in tempo reale le modifiche apportate dagli altri.

La versione personale a pagamento (Dropbox Pro), include 1 TB di spazio , consente di avere il supporto in tempo reale,
alcune funzionalità aggiuntive, come la cronologia estesa, che mantiene le versioni di un file per un anno senza interferire sull’ultima versione.

L’interfaccia è piuttosto intuitiva:

  • una volta installato e creato l’account, viene creata un’icona sul desktop del PC;
  • all’interno viene creata in automatico la cartella “Public”, che consente di creare un link pubblico per ogni file, quindi inviarlo per consentirne il download. Questo sistema non prevede alcuna password di protezione;
  • per archiviare i file basta copiarli e incollarli nella cartella desiderata;
  • tutte le cartelle create, oltre alla Public, possono essere private o condivise con altri utenti.

Consulta il database per trovare altre risorse su questo argomento

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